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  • HuLaw

这是一份给HR的合规宝典




在美国,引进外籍高科技人才是很多公司心照不宣的经营秘诀。但是,雇佣外籍雇员比雇佣美国人/绿卡确实需要广大HR们操更多的心,也需要HR们做更多的准备,以免好不容易招来的人才转眼又不能工作,给公司造成实际损失。


其实不管是美国移民局,还是劳工部,还是别的什么政府部门,这方面事情确实挺多的,HR朋友们如果想要简单明了

地了解移民法上的合规注意事项,这份宝典记得收藏~




1. 如果您的公司雇用了H-1B雇员:


在面临“重大变化“(Material Change)时,千万不要忘记file amendment (Simeio Solutions, LLC. (2015))!



什么算重大变化,需要递交Amendment?


· 如果雇员的工作地点发生重大变化,需要递交一份Amendment。但是在递交了Amendment之后不需要等到正式批准,就可以开始在新的地点工作。


最简单的判断方法就是新地址是否与旧地址位于同一个Metropolitan Statistical Area(MSA)区域之内。


怎么确定是否在同一个MSA区域?


地图在这里

https://www.census.gov/geographies/reference-maps/2020/demo/state-maps.html





如果显示不是同一个区域块之内,一定要递交新的Amendment!


· 给员工降低工资,导致Wage Level下降,则需要递交Amendment。


如果雇员降薪了,但还处于同一个Wage Level,或者涨工资了,则都不需要file Amendment。



· Part-time变成full time。



· Job duties发生重大改变,有可能需要递交 Amendment。


当然什么情况才算重大改变,需要具体问题需要具体分析,有疑问的话欢迎来咨询~


什么时候不需要递交Amendment?


· 如果雇员的工作场所只是转移到同一个Metropolitan Statistical Area(MSA)区域的另一个地点,一般不需要新的Amendment。

(查询方式在上面~)


· 短期工作安排不用重新递交Amendment。


什么叫短期工作安排?


在特定情况下,雇员在的工作地点工作长达30天,或者在特殊情况下工作长达60天(例如居家办公),是不需要递交amendment的。


· 雇员前往非工作场所,不用重新递交Amendment。


什么是非工作场所?


比如说,前往某个地点参加各种会议、团建等,其实总共在这些地方也停留不了很久,这些地点就是非工作场所。


或者,工作性质本身要求员工的工作有流动性质,如雇员们有主要工作地点,但他们偶尔会短期反复但不过度重复前往其他地点(员工的任何一次到访不超过连续5个工作日,或大部分时间在一个地点工作而偶尔前往其他地点的员工的任何一次到访不超过连续10个工作日)


别忘了准备以下“Public Access Files”材料随时备查!

(如果雇用了H-1B,H-1B1和E-3员工,都需要准备这些材料)




- 一份已经certified的LCA文件;

(比如说在申请H-1B的过程中,律师会拿一份9035让HR签字,这份9035一定要保存好)雇员的paystubs,W2等可以证明薪资状况的文件;

- 公司的薪资规章制度;

- Prevailing wage标准及搜索途径;

- 公司提供的员工福利;

- 属于H-1B-dependent, willful violators, or TARP/Federal Reserve Chapter 13 recipients的 雇主需要提供的额外文件:

· “Exempt” H-1B雇员名单;

· 雇用任何““Exempt” H-1B雇员名单的招聘总结。


请大家注意,如果公司发生过并购,并购行为不仅影响公司层面的利益,对于外籍员工来说也至关重要!


HR需要首先确认收购方是否为移民法定义的successor in interest并妥善保存以下文件应对移民局的上门检查:


- 收购方接受被收购方所有负债的宣誓声明;

- 所有在收购之前存在、受影响的外籍员工的LCA编号和生效日期;


注意,如果收购方是Successor in Interest,公司则无需向移民局递交 H-1B Amendment。


- 收购后继任实体的工资政策;

- 收购后继任实体的雇主税号。


2. 如果您的公司雇用了EB2/EB3绿卡申请人:


不好意思,即使是案子刚开始的PERM阶段,HR也得时刻准备着应对可能出现的检查。


之前我们介绍了案件批准后可能受到FDNS的实地调查应该如何应对的问题,没看过的朋友可以点击:吐血!案子都批了怎么还有贵客来访!


接下来我们来说说,HR应该如何应对PERM阶段劳工部的检或KCC的上门调查。这个检查可能未必上门,但过程可能也很繁琐,希望大家不要掉以轻心。


一般来说,劳工部会发邮件告知您的案子被Audit,HR朋友们记得核实信息、勤查邮箱。


一般KCC或者劳工部常问信息如下:


· 如果雇主有好几家子公司、关联公司,这几家公司之间的关系是什么?有什么证据可以证明这些公司之间关系?

· 提供公司与雇员之间的劳动合同,以及HR负责人的姓名和联系方式;

· 如果子公司、关联公司雇佣了外籍雇员,总公司是否提前知道雇佣情况?

· 雇员的实际工作地点;

· 雇员的工作职责;

· 雇员工作的起始和截止日期;

· 如果雇员的工作截止日期少于6个月,是否愿意为雇员申请延期?

· 雇员在公司里的主管是谁?



另外别忘了,劳工证核查(Perm Audit)也是个潜在炸弹。



目前的法律规定雇主将PERM的申请文件(如PERM 申请,包括支持文件,招聘报告和PERM通知等)保留5年,如果碰到Perm Audit,HR需要拿出相应的证据。


要想合规,这些材料千万保存好:


雇主将所有相关文件(可以被保密特权排除的信息除外)放在一个单独的HR 文件夹里至少保存五年或以上,具体取决于各州和联邦保留要求。


HR文件应包括:





· 发布的所有广告的副本,包括法律要求的报纸或期刊广告、州劳动局(SWA) 工单 、雇主外部网站和内网的打印件,· 校园招聘证据、招聘会、私人招聘公司、或广播和电视广告等;

· 雇主与招聘机构之间的合同,期刊,广播、电视或报纸广告的发票;

· 所有收到的简历和雇主与候选人之间的通信记录;

· 有关劳动力市场总体状况,公司的经济和劳工状况(包括工会员工)的证明材料。


Audit什么时候来?让我未雨绸缪一下!


令人难过的是,我们完全无法预判Audit的时间。PERM Audit可以在申请期间或在PERM certified之后进行,只能说如果雇主启动了PERM程序,无论批了还是没批,Audit惊喜都可能随迟但到,随机抽查没有任何痕迹可循。



还是皮一下,我不配合行吗?


如果雇主不听话,PERM申请将被拒绝。所以千万不要对着干。


更惨的是,如果雇主不听话,还可能导致该公司未来长达两年PERM申请的招聘被监管,雇主及其律师或代理人可能因故意提供虚假信息而被禁止参与申请 PERM 长达三年。


听起来是不是比得罪FDNS更惨……想想当年的Facebook,大半年没有PERM申请通过,导致人才纷纷选择别厂大包,是不是往事历历在目,鸡已经杀过了,我们这些猴子也得从中吸取教训,不要轻易得罪劳工部,不要走他们的老路。


下面说说一下Facebook用血泪给我们总结的经验:


- 无论是不是服务绿卡的招聘,在流程、标准、人员配备、招聘方式等等一系列细节上都要保持一致,不要让劳工部怀疑招聘的真实性。

- 如果雇佣了美国员工,给他们提供与外籍员工同等的待遇、福利和支持,不要让他们有外籍员工的待遇更好的错觉。万一有人心怀不满打电话向劳工部或者移民局抱怨,对雇主可能都会有一定影响。


这里再稍微说一些劳工法的注意事项。


劳工部有时候会将审查扩大到对雇主的工资和工时进行全面审计,主要是看雇主是否有遵守公平劳工标准法Fair Labor Standard Act,所以HR在面对外籍雇员和本国雇员的待遇问题时,更要一碗水端平。


FLSA的规定涉及员工工作日的方方面面。除了要求非受限制工人按他们每小时的最低工资标准支付每周工作超过 40 小时的加班之外,FLSA 的审核将涵盖雇主所有方面的薪酬制度。


工资和工时法不尽相同,其中许多州对雇主规定了更高的最低工资和加班费。大家最好还是及时咨询专业劳工法律师,以便了解本州的规定细节。


另外再加一句,全面检查过程中可能还会查看公司的出勤系统,其中包括用餐和休息时间,检查是否正确计算加班费。


雇主应定期审查打卡表或应用程序中的加班数据,并确保记录正确和支付相应工资。


例如,在同一天去不同地点上班的员工到达工作场所前可能都不会打卡,但到工作场所前的通勤时间应包括在加班费中。员工应被鼓励仔细检查他们的工资单并报告任何遗漏的工作时间,以便雇主能够及时纠正。


此外,任何对工作时间的更正必须由雇员签名或签上姓名缩写。


在未经员工同意或有书面证据支持的情况下,雇主不得擅自更改员工时间记录。


免责声明:

我们是专业移民律所,并非劳工法律所,上述内容仅供参考,有任何问题请咨询本州劳工法律师。


在合规方面,I-9表格的填写规范性也不能忽视


2020年3月疫情刚开始的时候,移民局和ICE对I-9合规做了一些调查,比如2021年4月之后招聘的员工,如果是完全远程工作或居家办公则不需要现场检查工作许可。但是现在大家陆续开始回办公室上班,应该如何调整自己的I-9合规政策:


- 保存所有和I-9合规相关的书面文件,比如公司内部规定,常规操作和给员工提供的培训;

- 保存给远程办公的员工的公司政策通知邮件;

- 如果是远程检查,需要保存2020年3月20日之后新招聘所有员工的I-9和身份确认文件,是否有文件证明身份确认检查的延误是因为COVID-19,如果是使用授权代表检查身份文件的模式,是否有文件可以证实已经经过了实地检查。


今天这篇是写给专业HR的,就不贫啦,相信各位专业HR都能get到精髓!笔芯!



文中内容仅限于一般情况讨论,不构成法律意见。

版权归属胡晓敏律师事务所,

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胡晓敏律师事务所本周批准函
















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